Une agence internationale d’architecture, recherche un office manager expérimenté (h/f) pour son agence française.
Composé d’une trentaine d’architectes, l’agence française est en plein développement, avec de nombreux projets en cours.

Afin d’accompagner ce développement, l’agence recherche un office manager, en charge, d’assurer le suivi comptable de l’agence, la gestion des ressources humaines et la vie quotidienne de l’agence.
L’office manager assure un rôle transverse de coordination au sein de l’agence aux côtés du directeur général.

– Il/Elle a la charge de coordonner la gestion des ressources humaines (gestion des ressources, planning des congés, établissement des contrats de travail, documents nécessaires à l’établissement des fiches de paie, gestion des tickets restaurant),

– Il/Elle assure également la gestion des finances (comptabilité analytique par projet, établissement des factures, relances clients) et le budget (établissement du plan de trésorerie, suivi de l’exécution du budget de l’année N, participation à l’élaboration du budget N+1, interface avec l’agence d’experts comptables)

– Il/Elle est également d’assister le fonctionnement de la structure et est en charge de toutes les opérations administratives. Celles-ci consistent à traiter le courrier, organiser l’agenda de l’agence, assurer les commandes de fournitures, organiser les recrutements et l’accueil des stagiaires, assurer le quotidien de l’agence.

– Il/Elle est en mesure de rédiger des synthèses et des reportings, d’élaborer et de présenter des rapports et des bilans.

– Il/Elle assure la communication entre le directeur général et les différents interlocuteurs internes, en particulier avec les sièges à l’étranger.

– Il/Elle assistera au montage du volet administratif des dossiers de candidature en relation avec les différents partenaires et au dépôt des dossiers sur les plateformes

– Il/Elle gère également une partie de la communication externe, en assurant les contacts avec les clients, les fournisseurs, les banques.

– Il/elle a enfin une mission d’interface avec les collaborateurs pour tout ce qui est lié au cadre de travail.