Une agence d’architecture parisienne constituée d’une trentaine de personnes est à la recherche de son assistant.e administraif.ve qui s’occupera des appels d’offres, des tâches administratives de l’agence et de la communication.

Dans ce poste, vos activités principales seront réparties en trois domaines.

Tout d’abord, vous devrez consacrer environ 20% de votre temps à la participation aux appels d’offres et aux candidatures en collaboration avec la direction. Il s’agira notamment de proposer et de sélectionner les candidatures, de monter les équipes et les dossiers, de produire et de mettre à jour les pièces administratives, de rédiger les lettres de motivation et les notes d’organisation, de sélectionner les références de projets et de mettre en forme graphique les dossiers de références, ainsi que de transmettre les dossiers finaux de manière dématérialisée. Vous devrez également assurer une veille réglementaire et des appels à candidature.

Ensuite, la gestion administrative représentera environ 70% de votre temps. Vous serez amené à assister le responsable administratif et financier, à participer à la gestion et au suivi des facturations projets, à assurer le secrétariat courant en gérant les courriers, le classement, l’archivage, les agendas, les déplacements et les réunions. Vous préparerez les courriers, les pièces contractuelles et les autres documents nécessaires, vous assurerez l’accueil téléphonique et physique, vous gérerez le planning et les prises de rendez-vous des collaborateurs, vous effectuerez la gestion mensuelle du suivi des stocks et des commandes de fournitures, vous gérerez les feuilles d’heures hebdomadaires des collaborateurs, le tableau des congés et des récupérations des salariés, la comptabilité analytique des projets, ainsi que le tableau de trésorerie. Vous ferez également office d’interface entre les différents prestataires de l’agence, vous rédigerez et diffuserez les comptes rendus d’agence et les documents transversaux, vous assurerez l’archivage des dossiers et l’organisation du classement de la base de données de l’agence, ainsi que la transmission des informations techniques et administratives aux interlocuteurs de l’entreprise et aux clients.

Enfin, la communication représentera environ 10% de votre temps, et vous participerez aux dossiers et actions de communication tels que les livres, les expositions, les inaugurations, les visites et internet. Vous devrez également imprimer les documents tels que les cartes de visite, les plaquettes, les dossiers de presse et les cartes de vœux, gérer les envois postaux print (plaquettes, livres, cartes de vœux…), participer à la mise à jour de la base de données Outlook.

Pour postuler à ce poste, nous recherchons une personne ayant au moins 3 ans d’expérience dans une agence d’architecture et/ou sur un poste dans le graphisme et la communication visuelle. Vous devez être créatif, dynamique, organisé et avoir le goût du travail en équipe. Vous devez également maîtriser l’utilisation des logiciels constituant la suite Adobe.

Le poste est à pourvoir dès à présent.